Des espaces adaptés aux usages
Rail Logistics Europe avait lancé il y a 2 ans un projet complet de déménagement et de digitalisation de son siège social.
Le siège de l’entreprise souhaitait repenser ses modes de travail dans un nouvel environnement et être plus en phase avec les usages de ses salariés.
En effet, ces derniers étaient habitués jusque-là à travailler dans des bureaux plus traditionnels. C’est pourquoi il était primordial d’accompagner ce changement, notamment sur la partie numérique.
» L’ancien site n’était équipé que de 2 systèmes de visio et de peu de salles de réunion. Aujourd’hui avec l’arrivée des nouveaux usages, ce qui est vraiment apprécié par les salariés c’est de mixer facilement présentiel et distanciel dans les nouvelles salles, et de pouvoir se connecter partout. Lorsque nous avons déménagé, c’était en pleine crise du Covid. La technologie a facilité la reprise du travail. «
Laurent P.
Responsable des opérations SI et Cybersécurité
Les enjeux du client
Rail Logistics Europe a choisi Deya pour digitaliser son siège. Le client nous a fait confiance pour créer un climat d’adhésion au projet, tout en y intégrant une dimension humaine.
- Déménagement d’un siège social et changement de modes de travail
- Optimisation de la surface occupée, et conception des espaces en fonction des usages (occupation dynamique)
- Monitoring et gestion de l’énergie utilisée / réduction de l’empreinte écologique
- Adaptation au mix présentiel/distanciel
- Intégration de la dimension RSE de l’entreprise
Pour construire le projet, nous avons mis l’expérience utilisateur au cœur de la solution. Il a fallu identifier des salariés représentatifs, auditer leurs attentes sur des nouveaux usages et co-construire le projet de transformation. Il en est ressorti que Rail Logistics Europe se projetait dans des bureaux conçus pour faciliter le travail collaboratif afin de répondre aux nouveaux usages hybrides.
Découvrez notre étude de cas en vidéo
Chiffres clés
- + de 6000 m² de bureaux
- Une quarantaine de salles connectées à Office 365
- 1 salle COMEX
- 1 salle modulable pouvant accueillir jusqu’à 50 personnes assises
- Près de 500 bureaux équipés de capteurs de présence
- Une dizaine de points de diffusion en affichage dynamique
- Conception d’outils d’accompagnement au changement et de formation
Nos solutions
Dans les espaces, nous avons mis en place des outils spécifiques pour accompagner les salariés, mais aussi l’équipe exploitant le site.
Pour les salariés, ces outils permettent de réserver facilement les espaces, d’en voir la disponibilité et leur occupation en temps réel, et d’apprécier leur niveau d’équipement. En effet, la demande est différente pour une réunion hybride de 3 personnes ou de 40 personnes.
Pour les exploitants, la solution de gestion des espaces (individuels ou collectifs) offre de nombreux avantages :
- Des indicateurs permettent d’apprécier si les espaces correspondent aux usages
- Des capteurs permettent d’optimiser l’utilisation des espaces et apportent une meilleure compréhension de l’occupation du bâtiment.
Ces outils évolutifs sont au service de l’exploitant et surtout des salariés.
La clé de la réussite : le pilotage du projet
Pour ce projet, nous avons mis en place un comité de pilotage. Nous souhaitions un suivi régulier, précis et réactif du projet. Ce comité avait lieu chaque semaine. Pour bien répondre aux enjeux du client, nous devions être au diapason.
Différentes briques devaient être coordonnées :
| AFFICHAGE DYNAMIQUE | DEPLOIEMENT DES ESPACES COLLABORATIFS | ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT | FLEX OFFICE | LIVRAISON MATERIEL |
En interne, un point de coordination hebdomadaire était organisé pour partager les faits marquants, les décisions attendues de la part de Rail Logistics Europe, et d’éventuelles alertes, ce qui a permis de résoudre les problèmes assez rapidement. Grâce à cela, le projet s’est déroulé de manière fluide.
Découvrez le pilotage du projet en vidéo
» La clé pour qu’un projet se déroule sereinement, c’est être hyper transparent et « maîtriser son périmètre ». Nous avons fait état de toutes les difficultés au client, et détaillé les tenants et aboutissants de chaque décision qui était prise. «
Isabelle Berthelot – Directrice des opérations, DEYA
La conduite du changement, pour une bonne appropriation des outils numériques
Ce déménagement et les changements de modes de travail ont au premier abord suscité des craintes dans les équipes. Cela s’explique par le fait qu’elles étaient habituées à des bureaux attribués ou personnalisés. Certains craignaient de ne pas avoir de place en arrivant, de ne pas trouver de salle de réunion disponible. C’est pour cette raison que nous avons proposé au client, en amont du déménagement, un accompagnement sur mesure. Nous avons veillé à l’adapter parfaitement l’environnement technologique.
Ce type d’accompagnement est clé dans l’adoption des nouveaux espaces et usages par des utilisateurs. C’était une attente forte de Rail Logistics Europe : s’assurer que les salariés disposent d’un environnement connecté et agréable à vivre.
C’est dans cet esprit que Deya a recruté et formé dix « facilitateurs du digital », des jeunes issus de quartiers voisins et membres d’une association de proximité. Reconnaissables par leur gilet vert, ils ont formé pendant deux mois les salariés du siège de Rail Logistics Europe aux nouveaux outils collaboratifs numériques et aux équipements audiovisuels lors d’ateliers. Ils étaient aussi disponibles dans les étages pour répondre aux questions. Cette approche humaine et bienveillante de l’accompagnement, qui s’inscrit dans notre démarche RSE, a été très appréciée par Rail Logistics Europe.
De plus, Deya a également fourni des notices consultables par QR Code placées dans chaque salle et un guide utilisateur spécifique pour deux salles qui ont des fonctionnements différents.
L’affichage dynamique, un réel complément d’informations
Le client a fait le choix d’implanter des écrans d’affichage dynamique dans les étages, à des emplacements stratégiques comme complément pour la diffusion d’informations.
La fonction “planification” a été très appréciée, car elle lui permet de bien gérer les contenus et de les diffuser à des moments pertinents.
Deya a créé des modèles de publication respectant la charte graphique de Rail Logistics Europe et a accompagné les équipes dans la prise en main du logiciel. Une fois formé, le client était en mesure de publier des actualités en amont de l’arrivée des salariés et de mettre à jour les écrans assez rapidement.
Découvrez notre article dédié à l’Affichage Dynamique pour le projet Rail Logistics Europe :
L’affichage dynamique avec SpinetiX ARYA™
Deya partenaire de SpinetiX
Rail Logistics Europe a communiqué sur les bénéfices de ce déménagement notamment la facilité d’utilisation des espaces et des outils. Toutes les semaines était diffusé un point sur l’avancée des travaux, notamment concernant les futurs équipements. Des tchats réguliers pour répondre aux questions des salariés ont été organisés et un site dédié au projet a été créé pour décrire les espaces, les applications etc., avec une FAQ. Tout le monde s’est impliqué dans ce grand changement !
Par conséquent, quand les salariés sont arrivés sur place, ils n’avaient plus beaucoup de questions. La qualité de l’accompagnement en amont et sur place était tel que même s’il y avait des ajustements à faire, cela était plutôt bien accueilli. En d’autres termes, les salariés se sont sentis accompagnés et ont facilement fait leurs retours.
Découvrez la vidéo consacrée à l’affichage dynamique
» Aujourd’hui, les équipes du siège de Rail Logistics Europe se sont bien approprié les outils numériques et elles profitent de tous les bénéfices de cette digitalisation. «
Laëtitia C. – Responsable communication interne, Rail Logistics Europe
Une offre d’assistance et de maintenance
Deya s’inscrit dans la durée avec Rail Logistics Europe puisqu’ils ont souscrit un contrat de maintenance sur 3 ans.
Chez DEYA, nous allons au-delà de la garantie du matériel et du suivi des installations : nos offres de maintenance assurent l’efficacité, le confort et la sécurité des équipements audiovisuels dans le temps. Cela englobe la maintenance préventive, les mises à niveau du matériel, la formation d’utilisateurs clefs, le dépannage et l’assistance.
D’une part, en cas de dysfonctionnement, un technicien intervient rapidement.
D’autre part, tous les trimestres, un technicien de maintenance se rend sur site pour vérifier le bon fonctionnement de toutes les salles, et faire les mises à jour nécessaires.
En complément de notre service, une équipe de Rail Logistics Europe dédiée aux utilisateurs est notre relai pour tout ce qui concerne la maintenance. Ils ont été impliqués dès la phase projet pour être à l’aise avec les solutions audiovisuelles installées, et ils sont formés à l’assistance de niveau 1 sur site.
Une relation de partenariat avec le client
Tout au long de ce projet, nous avons mis l’expérience des futurs utilisateurs au premier plan. En effet, il s’agissait d’une véritable rupture avec les nouveaux espaces de travail : des salles de réunions de différents types et une gestion flexible des postes de travail. Nous devions veiller d’une part à la simplicité d’utilisation, la fiabilité et la robustesse des solutions mises en place et d’autre part, à la bonne appropriation de ces nouveaux usages. L’accompagnement par une équipe sur place sur une période longue a vraiment permis de rassurer les utilisateurs et de les rendre autonomes très vite.
La réussite de ce projet est aussi liée à la relation de partenariat que nous avons créée petit à petit avec le Directeur des Systèmes d’Information de Rail Logistics Europe et son équipe. Il a été un véritable sponsor du Digital Workplace dans ce projet.
Aujourd’hui, nous nous sommes approprié les équipements digitaux, les capteurs et les outils de reporting liés à l’occupation des espaces. Ils nous permettent d’avoir une vision claire des usages, d’avoir les informations nécessaires et si besoin, d’être en mesure de les faire évoluer dans le temps : par exemple, adapter la répartition entre les postes de travail et les salles de réunion.
Laurent P. – Responsable opérations SI et Cybersécurité
Au final, les enquêtes de satisfaction montrent que les solutions digitales proposées ont directement participé à l’appropriation des nouveaux espaces et des nouveaux modes de travail.
Si c’était à refaire, et avec plus d’un an de recul, pour la partie digitalisation de ce projet de déménagement, nous referions les mêmes choix et avec les mêmes partenaires. Merci pour leur engagement, leur souplesse et leur professionnalisme.
» Ce qui a été positif c’est que le DSI était un vrai facilitateur au cours du déploiement. Il nous a aidés à ouvrir certaines portes (cracker les points), à trouver les bons interlocuteurs. Chez Deya, on a des gens hyper engagés, qui sont et à l’écoute des besoins du client. Les équipes de Rail Logistics Europe ont pu emménager dans leurs nouveaux locaux dans les meilleures conditions possibles, tout le monde était au rendez-vous ! »
Isabelle Berthelot – Directrice des opérations, DEYA
